Zusammen mit dem offiziellen Antragschreiben sind folgende Unterlagen einzureichen:

• Angabe des Faches, für das die Habilitation und ggf. die Venia Legendi angestrebt wird
• Tabellarischer Lebenslauf
• Diplom- und Doktorurkunde (beglaubigte Kopie oder Vorlage des Originals)
• Nachweis über die wissenschaftliche Tätigkeit nach der Promotion
• Dissertation
• Veröffentlichungs- und Vortragsliste, ggf. mit Liste der Patente
• Habilitationsschrift in deutscher oder englischer Sprache, vierfach in gebundener Ausfertigung sowie als elektronische Version im PDF-Format per E-Mail
• Eidesstattliche Erklärung der Bewerberin bzw. des Bewerbers, ob sie bzw. er bereits einen oder mehrere Habilitationsversuche unternommen hat und mit welchem Ergebnis, ggf. unter Angabe des Zeitpunktes, der betreffenden deutschen oder ausländischen Universität, der Fakultät und des Themas der Habilitationsschrift
• Eidesstattliche Erklärung, dass die Bewerberin bzw. der Bewerber die Habilitationsschrift selbständig verfasst und alle in Anspruch genommenen Hilfen in der Habilitationsschrift angegeben hat.
• Schriftliche Erklärung darüber, dass die Veröffentlichung der Habilitationsschrift bestehende Betriebsgeheimnisse Dritter nicht verletzt
• Schriftliche Erklärung darüber, dass die Bewerberin bzw. der Bewerber die Grundsätze zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis der RWTH Aachen zur Kenntnis genommen und eingehalten hat
• Schriftliche Erklärung der Fachvertreterin bzw. des Fachvertreters, dass sie bzw. er die Habilitation unterstützt
• Vorschlag für zwei externe und einen internen Berichter/eine interne Berichterinnen

Im Anschluss an die Auslegezeit der Habilitationsschrift sowie der Gutachten erhält der Kandidat oder die Kandidatin die Aufforderung aus dem Dekanat, folgende Informationen einzureichen:

• Thema für die studiengangsbezogene Lehrveranstaltung sowie Termin und Räumlichkeiten
• Drei mögliche Vortragsthemen für das Habilitationskolloquium inklusive Präferenz
• Führungszeugnis des Bundeszentralregisters der Belegart O oder eine entsprechende Erklärung der Personalabteilung der RWTH, dass ein Führungszeugnis bei der Einstellung vorgelegen hat

Die Berichterinnen und Berichter müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Die Berichterin oder der Berichter muss eine Professur, Honoraprofessur oder apl-Professur innehaben.
•  Mindestens zwei Berichterinnen oder der Berichter müssen an einer anderen deutschen oder ausländischen Universität oder einer auswärtigen Forschungsreinrichtung tätig sein.
• Mindestens eine Berichterin oder mindestens ein Berichter muss der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen University angehörigen.

Entpflichtete oder in den Ruhestand versetzte Professorinnen oder Professoren könne auch eingesetzt werden.

Es muss damit gerechnet werden, dass von der Antragstellung zur Eröffnung des Habilitationsverfahrens bis zur Urkundenübergabe ein Jahr vergeht. Die Fakultät für Maschinenwesen ist aber bemüht, das Verfahren möglichst schnell abzuschließen.

Der erste Prozessschritt – Vorstellung des Kandidaten/der Kandidatin und des Habilitationsthemas im Dekanat – ist dem weiteren Verfahren vorangestellt und findet vor Verschriftlichung der Habilitation statt.

Mit der Habilitation ist der Kandidat/die Kandidatin berechtigt, den Doktorgrad mit dem Zusatz „habilitatus“ (Dr. habil.) zu führen. Wird auf Antrag ebenfalls die Venia Legendi verliehen, trägt der Kandidat/die Kandidatin den Titel „Privatdozent/Privatdozentin“. In diesem Fall ruht die Bezeichnung „Dr. habil.“.

Im Gegensatz zur Promotion müssen nach der Habilitation keine Pflichtexemplare abgegeben werden.

Es besteht die Pflicht, während eines Studienjahres in einem Semester Lehrveranstaltungen im Umfang von 2 SWS abzuhalten.

Es besteht die Möglichkeit, die Lehrverpflichtung für bis zu zwei Jahre ruhen zu lassen. Hierfür ist ein begründeter Antrag an den Fakultätsrat zu stellen. Wird während dieser Zeit eine Lehrtätigkeit an einer anderen Universität ausgeübt, kann die Lehrverpflichtung für bis zu fünf Jahre ruhen. 

Der Privatdozent/die Privatdozentin ist verpflichtet, das Dekanat über die Annahme einer Professur an einer anderen Hochschule sowie eine Umhabilitation an eine andere Fakultät oder eine andere Universität zu informieren.

• Durch schriftlich erklärten Verzicht des Privatdozenten/der Privatdozentin
• Mit Berufung des Privatdozenten/der Privatdozentin auf eine Professur an eine andere Universität
• Mit der Umhabilitation des Privatdozenten/der Privatdozentin an eine andere Fakultät oder eine andere Universität
• Wenn der Privatdozent/die Privatdozentin ohne wichtigen Grund zwei Jahre keine Lehrtätigkeit ausgeübt hat, es sei denn, dass er/sie das 65. Lebensjahr bereits vollendet hat
• Mit der Rechtskraft eines gerichtlichen Urteils, das zur Entlassung oder Entfernung eines Privatdozenten/einer Privatdozentin aus dem Dienst führt
• Wenn die Lehrbefähigung widerrufen oder zurückgenommen wird